Digital körjournal för företag

En traditionell körjournal kräver att föraren kommer ihåg att dokumentera resorna och fylla i relevanta uppgifter. Det är lätt att skjuta på administrationen tills slutet av dagen eller veckan, då adresser och körningar redan kan vara svåra att minnas.

Med en digital lösning registreras själva resan automatiskt. Föraren kan därefter komplettera med den information som behövs och markera hur resan ska klassificeras. Företaget får därmed ett betydligt bättre underlag utan att varje förare behöver bygga egna rutiner. För verksamheter där många resor genomförs varje arbetsdag kan tidsbesparingen snabbt bli märkbar för både förare och administration.

En automatisk körjournal tar hand om registreringen medan bilen används. Start, stopp och körsträcka dokumenteras digitalt utan att någon behöver föra löpande anteckningar under dagen. Våra system visar även start- och slutadress för resan, så att informationen blir lättare att förstå vid senare uppföljning.

Förare kan klassificera en körning som privat eller tjänsterelaterad och komplettera uppgifterna vid behov. Det passar företag som vill minska beroendet av manuella rutiner och samtidigt samla fordonsinformationen centralt. Administrationen blir mindre personberoende eftersom samma arbetssätt kan användas oavsett vem som kör bilen eller hur många fordon företaget har.

En körjournal behöver inte enbart vara ett arkiv över resor som redan har genomförts. Vi ger också tillgång till aktuell fordonsinformation och en karta där företagets fordon kan följas. Det kan vara värdefullt för arbetsledning, kundservice och planering, särskilt i verksamheter där personalen rör sig mellan flera uppdrag under arbetsdagen.

I stället för att ringa runt för att kontrollera var olika bilar befinner sig kan ansvariga få en samlad överblick. Historiska körningar kan samtidigt användas för att se vilka sträckor som har körts och skapa bättre förståelse för hur fordonsflottan används under arbetsveckan.

Papperslappar, kalkylblad och handskrivna anteckningar kan fungera så länge antalet resor är begränsat. Problemen växer ofta i takt med företaget. En elektronisk körjournal samlar informationen digitalt och gör den tillgänglig för behöriga användare utan att dokument behöver skickas mellan förare och kontor.

Resorna går att söka fram, kontrollera och sammanställa från samma system. Företaget får även bättre möjligheter att skapa gemensamma rutiner för hela fordonsflottan. Det kan vara särskilt användbart för verksamheter där flera medarbetare använder företagsbilar, där fordon byter förare eller där administrationen hanteras av någon annan än personen bakom ratten.

Informationen i en körjournal får ofta sitt största värde först senare. Företaget kan behöva kontrollera en tidigare resa, ta fram dokumentation eller sammanställa uppgifter från en viss period. Vi låter användaren arbeta vidare med den information som systemet redan har registrerat.

Körjournaler kan tas fram och exporteras utan att någon först behöver samla anteckningar från olika förare. Resor kan också kopplas till objekt eller uppdrag, något som skapar ytterligare möjligheter för företag där bilarna används i samband med kundbesök eller arbete på olika platser. Historiken finns kvar och kan tas fram då den behövs.

Sökningar efter elektronisk körjournal och pris ger ofta stora skillnader mellan olika alternativ. Det viktiga är därför att jämföra mer än bara månadskostnaden. Antal fordon, funktioner, hårdvara och företagets arbetssätt påverkar vilken lösning som passar bäst.

Vi erbjuder körjournal från 59 kronor per månad exklusive moms och anpassar upplägget efter fordonsflottans storlek och verksamhetens behov. Företag bör även väga in tiden som läggs på manuell administration idag. En lösning som används dagligen av flera förare behöver vara enkel att hantera och ge administratören den information som faktiskt efterfrågas. En demonstration gör det lättare att bedöma helheten före beslut.

Fordonsinformation säger mycket om arbetsdagen, men ännu mer värde kan skapas då körningarna sätts i ett sammanhang. Axentra erbjuder även arbetsplanering där arbetsledare kan planera uppgifter, fördela arbeten och följa status digitalt. Medarbetare använder appen ute på fältet medan arbetsledningen kan administrera arbetet via webben.

Ett företag kan därför arbeta med både körjournal och arbetsuppgifter inom samma plattform. Det passar exempelvis serviceföretag, entreprenörer och andra verksamheter där personalen kör mellan olika adresser. Resor, uppdrag och dokumentation blir lättare att relatera till varandra utan att personalen behöver växla mellan flera fristående system.

Arbetsplaneringen kan användas för både enstaka och återkommande uppdrag. Arbetsledaren kan skapa scheman och journaler, fördela uppgifter till rätt medarbetare och följa vad som återstår under dagen. Personal ute på fältet kan dokumentera arbetet med foton och anteckningar direkt i appen.

Listor kan återställas inför nästa arbetsrunda, något som passar verksamheter med återkommande insatser på samma adresser. Axentra erbjuder även årsöversikter och möjlighet att exportera rapporter. För företag som redan använder en digital körjournal kan arbetsplaneringen därför bli ett naturligt nästa steg för att samla mer information om både resan och själva arbetet.

Behoven förändras ofta då verksamheten växer. Ett företag som börjar med en eller två bilar kan några år senare ha betydligt fler fordon, förare och uppdrag att administrera. Vår körjournal är byggd för att kunna användas från ett enskilt fordon upp till en större flotta.

Företaget kan därmed behålla samma grundläggande arbetssätt även om fler bilar tillkommer. Det minskar behovet av att byta system enbart för att fordonsparken ökar. En gemensam plattform gör det också enklare för administratörer att få överblick över körningar, positioner och historik utan att informationen delas upp mellan olika lösningar.

Manuell administration märks sällan som en stor enskild kostnad. Tiden försvinner i stället några minuter åt gången: en förare fyller i resor, någon kontrollerar uppgifterna och en administratör sammanställer informationen. Med många fordon och arbetsdagar växer den samlade tidsåtgången snabbt.

Automatisk registrering tar bort flera av dessa återkommande uppgifter och gör att personalen kan lägga mindre tid på sådant systemet kan sköta själv. Företag får samtidigt ett gemensamt arbetssätt för fordonsinformationen. Axentra är därför inte bara ett alternativ till den handskrivna körjournalen utan även ett verktyg för att förenkla administrationen kring företagets fordon.